The short version. We use your information to run your tenancy or process your rental application, and for nothing else. We do not sell your personal information. We never ask for your Social Security number, card number or bank account number in this portal. Text and WhatsApp messages are sent only if you said yes to them, and you can say no at any time.
1. Who this policy covers
This policy explains how the property management company ("we", "us") handles personal information in this web portal. It covers rental applicants, tenants, property owners, vendors and the staff who use the portal, and the public pages of this website.
2. What we collect
Account details: your name, email address, phone number and sign-in information. Passwords are handled by our sign-in provider; we cannot read them.
Rental applications: your contact details, current and past addresses, employment and income, references, who will live in the home, the answers you give on the form, and documents you upload (for example an ID or pay stubs).
Income and screening results: if your application goes further, you may be asked to connect a payroll or bank account, or to complete a background or credit check on the provider's own secure page. We receive the result (for example verified income or a pass/fail outcome), not your login details.
Tenancy records: lease and agreement documents, invoices, payment status and history, maintenance requests with their photos and notes, announcements we send you, and messages between you and the office.
Messaging choices: whether you agreed to text or WhatsApp messages, the phone number it applies to, when and how you agreed, and if you later withdrew.
Technical and security data: basic logs that show something went wrong or that help us spot misuse, such as the time, the page or function used and a scrambled (hashed) form of your network address. We do not log what you type into forms, and our general logs do not keep your raw network address. When you submit an application or give a consent, we do record the date, time and network address of that submission as proof of what you agreed to.
What we do not collect. This portal does not ask for or store your Social Security number, full card number or bank account number. Payments and identity or background checks are handled on the payment or screening provider's own page.
3. How we use it
To evaluate your rental application and contact you about it.
To verify income, identity and references, only if your application proceeds.
To manage your tenancy: leases and e-signatures, invoices and payments, reminders, maintenance and support.
To send notices you need, such as rent reminders, work-order updates and announcements.
To keep the portal secure, prevent fraud and fix problems.
To meet legal and accounting duties, and to report to the owner of the property you rent.
We do not sell your personal information, we do not share it for advertising, and we do not use it to make decisions about you by automated means alone.
4. Who we share it with
We share information only with the people and companies that need it to do the job below, and only what that job needs.
Who
Why
Property owners
To report on the property you rent or apply for (for example statements and maintenance updates).
Hosting, database and sign-in providers (Google Firebase, Netlify)
To run the portal and store its data.
Document storage providers
To keep the files you and we upload.
Email provider
To deliver the emails we send.
SMS and WhatsApp provider (Twilio)
To deliver text and WhatsApp messages, only to people who agreed to them.
Payment providers (for example Bold Payments)
To process rent and fee payments.
Screening and income verification providers
To run the checks you start in an application.
E-signature provider (Documenso)
To have leases and agreements signed.
Contractors and vendors
Only what they need to complete a repair at your home, such as the address and a description of the problem.
Authorities and advisers
When the law requires it, or to protect our rights, for example in a dispute or to our lawyers and accountants.
These companies may process information only for us and under their own privacy terms. Some of them are based outside your country, which means your information may be processed elsewhere, including the United States.
5. Text and WhatsApp messages
We send texts or WhatsApp messages only after you agree to that channel, and only to the phone number you agreed for. Agreeing is optional and is never a condition of renting. We ask for your agreement by email or in your portal; we do not first contact you by text to ask.
Messages are service messages: reminders, notices and replies to you. They are not marketing.
Reply STOP to any text or WhatsApp message to opt out. You can also change your choice in your portal or by contacting us.
Message and data rates from your carrier may apply.
We keep a record of your choice and when it changed, so we can honor it.
6. How long we keep it
Applications that are not approved: the uploaded documents are deleted after 90 days, and the application record after 12 months (our default settings).
Tenancy, payment and agreement records: for the length of the tenancy and afterwards for as long as the law and sound accounting practice require.
Sign-in codes and temporary sessions: deleted automatically soon after they expire.
You may ask us to delete an application at any time before a lease is signed.
7. How we protect it
Data is sent over encrypted connections, access to the office tools is limited to signed-in staff with the permissions their role allows, and secret keys are kept on the server, never in the pages you load. Access by support engineers to a client's data is time-limited and recorded. No system is perfectly secure; if a breach affects you, we will tell you as the law requires.
8. Your choices and rights
You can ask us to show you the information we hold about you, correct it, delete it, or limit how we use it. We will answer within the time the law allows. We cannot delete records we must keep by law, but we will tell you which and why.
California residents: under the CCPA/CPRA you may know what we collect, ask for access, correction and deletion, and opt out of the sale or sharing of personal information (we do neither). We will not treat you differently for using these rights.
Colombia: under Law 1581 of 2012 and its regulations you may know, update, correct and ask us to delete your data, and withdraw your authorization, by writing to the contact below.
To use a right, write to us at the address below from the email on your account so we can confirm it is you.
9. Cookies
We use the cookies and similar storage the portal needs to work, such as keeping you signed in and remembering your language. A banner asks for your choice before any optional cookie is used.
10. Children
This portal is for adults. We do not knowingly collect information from anyone under 18 as an applicant or tenant. Household members under 18 may be listed on an application by the adult applying.
11. Changes to this policy
When we change this policy we update the date at the top. If a change affects how we use your information in a significant way, we will tell you by email or in the portal.
12. Contact us
Questions or requests about your information: our office
Política de privacidad
Última actualización: 13 de octubre de 2026
En pocas palabras. Usamos su información para administrar su arrendamiento o tramitar su solicitud de alquiler, y para nada más. No vendemos su información personal. En este portal nunca le pedimos su número de Seguro Social, de tarjeta ni de cuenta bancaria. Solo enviamos mensajes de texto o WhatsApp si usted dijo que sí, y puede decir que no en cualquier momento.
1. A quién cubre esta política
Esta política explica cómo la empresa administradora («nosotros») maneja la información personal en este portal web. Cubre a solicitantes de alquiler, inquilinos, propietarios, proveedores y al personal que usa el portal, así como las páginas públicas de este sitio.
2. Qué recopilamos
Datos de la cuenta: su nombre, correo electrónico, teléfono y datos de acceso. Las contraseñas las maneja nuestro proveedor de inicio de sesión; nosotros no podemos leerlas.
Solicitudes de alquiler: sus datos de contacto, direcciones actuales y anteriores, empleo e ingresos, referencias, quiénes vivirán en la vivienda, las respuestas del formulario y los documentos que suba (por ejemplo una identificación o talones de pago).
Resultados de verificación de ingresos y de antecedentes: si su solicitud avanza, se le puede pedir que conecte una cuenta de nómina o bancaria, o que complete una verificación de antecedentes o de crédito en la página segura del proveedor. Recibimos el resultado (por ejemplo, ingresos verificados o aprobado/no aprobado), no sus datos de acceso.
Registros del arrendamiento: contratos y documentos, facturas, estado e historial de pagos, solicitudes de mantenimiento con sus fotos y notas, los anuncios que le enviamos y los mensajes entre usted y la oficina.
Preferencias de mensajería: si aceptó recibir mensajes de texto o WhatsApp, el número de teléfono al que se aplica, cuándo y cómo lo aceptó y si luego lo retiró.
Datos técnicos y de seguridad: registros básicos que muestran que algo falló o que ayudan a detectar abusos, como la hora, la página o función usada y una versión codificada (hash) de su dirección de red. No registramos lo que escribe en los formularios y nuestros registros generales no guardan su dirección de red sin codificar. Cuando envía una solicitud o da un consentimiento, sí registramos la fecha, la hora y la dirección de red de ese envío como prueba de lo que aceptó.
Lo que no recopilamos. Este portal no pide ni guarda su número de Seguro Social, el número completo de su tarjeta ni el de su cuenta bancaria. Los pagos y las verificaciones de identidad o antecedentes se hacen en la página del proveedor de pagos o de verificación.
3. Cómo la usamos
Para evaluar su solicitud de alquiler y comunicarnos con usted al respecto.
Para verificar ingresos, identidad y referencias, solo si su solicitud avanza.
Para administrar su arrendamiento: contratos y firmas electrónicas, facturas y pagos, recordatorios, mantenimiento y soporte.
Para enviar avisos que usted necesita, como recordatorios de renta, novedades de órdenes de trabajo y anuncios.
Para mantener el portal seguro, prevenir fraudes y resolver problemas.
Para cumplir obligaciones legales y contables, y para informar al propietario de la vivienda que usted alquila.
No vendemos su información personal, no la compartimos con fines publicitarios y no la usamos para tomar decisiones sobre usted únicamente por medios automatizados.
4. Con quién la compartimos
Compartimos información solo con las personas y empresas que la necesitan para cumplir la función que se indica, y solo lo que esa función requiere.
Quién
Para qué
Propietarios de los inmuebles
Para informarles sobre el inmueble que usted alquila o solicita (por ejemplo, estados de cuenta y novedades de mantenimiento).
Proveedores de alojamiento, base de datos e inicio de sesión (Google Firebase, Netlify)
Para operar el portal y guardar sus datos.
Proveedores de almacenamiento de documentos
Para conservar los archivos que usted y nosotros subimos.
Proveedor de correo electrónico
Para entregar los correos que enviamos.
Proveedor de SMS y WhatsApp (Twilio)
Para entregar mensajes de texto y de WhatsApp, solo a quienes los aceptaron.
Proveedores de pago (por ejemplo, Bold Payments)
Para procesar los pagos de renta y cargos.
Proveedores de verificación de antecedentes e ingresos
Para realizar las verificaciones que usted inicia en una solicitud.
Proveedor de firma electrónica (Documenso)
Para que se firmen contratos y acuerdos.
Contratistas y proveedores de servicios
Solo lo necesario para completar una reparación en su vivienda, como la dirección y la descripción del problema.
Autoridades y asesores
Cuando la ley lo exija, o para proteger nuestros derechos, por ejemplo en una disputa o con nuestros abogados y contadores.
Estas empresas solo pueden tratar la información por cuenta nuestra y conforme a sus propios términos de privacidad. Algunas están fuera de su país, por lo que su información puede tratarse en otros lugares, incluidos los Estados Unidos.
5. Mensajes de texto y WhatsApp
Enviamos mensajes de texto o WhatsApp solo después de que usted acepte ese canal, y solo al número de teléfono para el que lo aceptó. Aceptar es opcional y nunca es condición para alquilar. Le pedimos su aceptación por correo electrónico o en su portal; no le escribimos primero por mensaje de texto para pedirla.
Son mensajes de servicio: recordatorios, avisos y respuestas a usted. No son publicidad.
Responda STOP a cualquier mensaje de texto o WhatsApp para darse de baja. También puede cambiar su elección en su portal o escribiéndonos.
Pueden aplicar las tarifas de mensajes y datos de su operador.
Guardamos un registro de su elección y de cuándo cambió, para poder respetarla.
6. Cuánto tiempo la conservamos
Solicitudes no aprobadas: los documentos subidos se eliminan a los 90 días y el registro de la solicitud a los 12 meses (nuestra configuración predeterminada).
Registros del arrendamiento, pagos y contratos: durante el arrendamiento y después, el tiempo que exijan la ley y las buenas prácticas contables.
Códigos de acceso y sesiones temporales: se eliminan automáticamente poco después de vencer.
Puede pedirnos que eliminemos una solicitud en cualquier momento antes de que se firme un contrato.
7. Cómo la protegemos
Los datos viajan por conexiones cifradas, el acceso a las herramientas de la oficina se limita al personal con sesión iniciada y con los permisos que su rol permite, y las claves secretas se guardan en el servidor, nunca en las páginas que usted carga. El acceso de ingenieros de soporte a los datos de un cliente es limitado en el tiempo y queda registrado. Ningún sistema es perfectamente seguro; si una brecha le afecta, se lo informaremos como exige la ley.
8. Sus opciones y derechos
Puede pedirnos que le mostremos la información que tenemos sobre usted, que la corrijamos, la eliminemos o limitemos su uso. Responderemos dentro del plazo que permita la ley. No podemos eliminar registros que la ley nos obliga a conservar, pero le diremos cuáles y por qué.
Residentes de California: conforme a la CCPA/CPRA puede saber qué recopilamos, pedir acceso, corrección y eliminación, y optar por no participar en la venta o el intercambio de información personal (no hacemos ninguno de los dos). No lo trataremos de forma distinta por ejercer estos derechos.
Colombia: conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, pedir su supresión y revocar su autorización, escribiendo al contacto indicado abajo.
Para ejercer un derecho, escríbanos a la dirección indicada abajo desde el correo de su cuenta, para poder confirmar que es usted.
9. Cookies
Usamos las cookies y el almacenamiento similar que el portal necesita para funcionar, como mantener su sesión iniciada y recordar su idioma. Un aviso le pide su elección antes de usar cualquier cookie opcional.
10. Menores de edad
Este portal es para adultos. No recopilamos a sabiendas información de menores de 18 años como solicitantes o inquilinos. El adulto que presenta la solicitud puede incluir en ella a los menores del hogar.
11. Cambios a esta política
Cuando cambiemos esta política, actualizaremos la fecha al inicio. Si un cambio afecta de forma importante cómo usamos su información, se lo avisaremos por correo electrónico o en el portal.
12. Contáctenos
Preguntas o solicitudes sobre su información: nuestra oficina